Como organizar a mala para uma viagem corporativa

 Uma preocupação comum nas viagens corporativas, especialmente para aqueles que estão viajando pela primeira vez, é o que levar na bagagem. Os itens essenciais variam conforme o destino e os objetivos da viagem, mas alguns itens são indispensáveis em qualquer situação.

Documentos e equipamentos de trabalho devem ser priorizados na hora de fazer as malas. Qualquer item essencial para o desempenho das atividades e identificação deve estar sempre à mão.

Em viagens aéreas, levar itens em excesso pode resultar em taxas adicionais de bagagem, o que representa um custo desnecessário. Portanto, planejar o deslocamento com antecedência é crucial para evitar inconvenientes e gastos extras. É importante também estar atento às novas regras de bagagem para se manter atualizado com as práticas das companhias aéreas.

O que considerar ao organizar a mala?

Em viagens de negócios, é necessário incluir alguns itens específicos, especialmente relacionados a roupas e ferramentas de trabalho. As roupas, por exemplo, devem ser escolhidas com cuidado, pois representam a imagem da organização. 

Ferramentas de trabalho como notebook, adaptadores e carregadores são essenciais. Sem esses itens, o viajante não conseguirá se comunicar com seus superiores, realizar reuniões ou enviar materiais importantes.

Antes de viajar, o você deve considerar os seguintes aspectos:

• Duração da viagem: uma viagem de dois dias requer menos itens do que uma de uma semana.
• Destino: dependendo do estado, cidade ou país, diferentes itens serão necessários, incluindo documentos, especialmente para viagens internacionais.
• Compromissos: os itens necessários podem variar conforme as atividades planejadas, como reuniões, jantares ou visitas técnicas, que exigem roupas ou aparelhos específicos.

Checklist: itens essenciais para a mala de viagem corporativa

Ao organizar a mala, preste atenção aos detalhes para garantir que todos os itens relevantes estejam incluídos. Verifique a lista abaixo para não esquecer nada:

• Documentos;
• Materiais e equipamentos de trabalho;
• Roupas adequadas;
• Medicamentos;
• Itens de higiene pessoal.

Documentos

Documentos são imprescindíveis para qualquer viagem. Sem eles, não é possível acessar determinados locais ou entrar em outros países, se necessário. Os documentos essenciais incluem:

• Passaporte, visto válido, RG ou CNH: um documento de identificação com foto é crucial para evitar problemas. Para viagens internacionais, o passaporte e, em alguns casos, um visto válido são necessários.
• Passaporte de vacina ou carteira de vacinação: alguns destinos exigem comprovação de vacinação. Além disso, a maioria dos estados brasileiros exige comprovante de vacinação para acesso a locais como restaurantes.
• Cartão do plano de saúde: o seguro de viagem é fundamental para garantir a segurança do colaborador. Mesmo assim, ter o cartão do plano de saúde em mãos é importante para evitar problemas e se proteger, especialmente se não houver seguro viagem.

Materiais e equipamentos de trabalho

Ferramentas de trabalho são essenciais durante uma viagem corporativa. Não poder apresentar uma proposta porque um pen drive foi esquecido pode ser um erro grave. Imagine chegar a uma reunião sem o relatório de desempenho porque o HD externo foi esquecido. Esse erro compromete não só o viajante, mas também a imagem da organização. Certifique-se de levar:

• Notebook: essencial para comunicação, redação de textos, preparação de apresentações, entre outros.
• HDs externos e outras mídias: dispositivos de armazenamento com informações relevantes devem estar na mala.
• Dispositivos específicos: algumas áreas de consultoria podem exigir instrumentos especiais, como medidores de sólidos.
• Adaptadores e carregadores: esses itens são de extrema importância. Não adianta ter o notebook e não poder carregá-lo. Eles podem ser comprados facilmente, mas isso pode causar atrasos.

Roupas adequadas

Levar roupas adequadas para o destino é fundamental para o conforto durante a viagem. Além disso, o colaborador representa a empresa, e a aparência é importante. Recomendamos sempre levar:

• Roupas íntimas;
• Roupas de trabalho: escolha roupas que seriam usadas na rotina da empresa. Mesmo que as obrigações sejam informais, não exagere. Calças jeans são aceitáveis em algumas circunstâncias se combinadas com camisas de cores sóbrias.
• Roupas formais: para eventos ou atividades formais, é necessário estar vestido adequadamente. Leve um terno, se necessário, em um plástico com cabide.
• Calçados: leve calçados adequados para as diferentes situações. Sapatos básicos de cor neutra são essenciais, além de um tênis casual e chinelo para momentos de lazer.

Medicamentos

Dependendo do local e horário, pode ser difícil acessar medicamentos. Ter remédios de uso contínuo e para emergências faz toda a diferença. Consulte um médico antes de viajar para saber o que levar. Recomenda-se levar:

• Antitérmicos: para prevenir ou reduzir febre.
• Antialérgicos: para bloquear substâncias que causam alergias.
• Antieméticos: para evitar enjoo e aliviar náuseas.
• Analgésicos: para diminuir ou aliviar dores.
• Anti-inflamatórios: para combater dores nos tecidos.

Itens de higiene pessoal

A higiene pessoal é fundamental, especialmente em viagens de trabalho. É necessário levar:

• Artigos de higiene bucal: escovas, pastas de dente, enxaguantes bucais e fio dental.
• Escova e produtos de cabelo: homens e mulheres devem levar esses itens. Géis, cremes, etc., são bem-vindos, mas sem exagero.
• Maquiagem: mulheres que usam maquiagem devem levar seus produtos, pois tons e especificações variam. Comprar durante a viagem pode ser frustrante.
• Sabonete, shampoo, condicionador e desodorante.
• Perfume: perfumes são bem-vindos, desde que adequados à ocasião.

Pronto! Agora você já consegue montar uma checklist com tudo o que os colaboradores devem levar para viagens a negócio. E que tal ajudar quem também passa por esse aperto a cada novo deslocamento? Compartilhe este artigo em suas redes sociais!